การนำระบบ Competency ไปใช้ในการพัฒนาองค์กร โดย อาจารย์ ธนุเดช ธานี

การนำระบบ Competency ไปใช้ในการพัฒนาองค์กร 

โดย อ.ต้น ธนุเดช ธานี 

Competency มีเข้ามาใช้ในเมืองไทยหลายปี แต่ถ้าเราสังเกตดีๆ จะเห็นว่าเมืองไทยเรามีการใช้เรื่อง "ความสามารถในการทำงาน" มาหลายสิบปี ตั้งแต่สมัยผมเรียนมัธยม แต่คนไทยไม่ได้เรียกว่า Competency เท่านั้นเอง

แล้วประโยชน์ของ Competency ล่ะ เราเอาไปใช้ในการพัฒนาองค์กรด้านไหนได้บ้าง ? สำหรับประสบการณ์ของผมที่ทำงานวงการ HR มา 27 ปี ได้เคยนำ Competency มาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลองค์กรที่ผมทำงานทั้งองค์กรตะวันตกและตะวันออก ตั้งแต่ยังไม่รู้จักคำว่า Competency หลายประการ และได้มีโอกาสพบเห็นหลายองค์กรนิยมใช้กันมาก ๆ เมื่อเข้ามาเป็นวิทยากรและที่ปรึกษา คือ

1. ใช้ในการจัดทำแผนอัตรากำลังคน (Workforce Planning)

โดยการจัทำแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) แล้วเชื่อมโยงกำลังที่ที่จะรับเพิ่ม รับทดแทน โอนย้าย ขยายงาน เลื่อนตำแหน่ง กับ Competency ที่ต้องใช้งาน ซึ่งสามารถเชื่อมโยงไปสู่แผนพัฒนารายบุคคล (IDP) แผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) ได้

2. ใช้เพื่อการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment & Selection)

โดยนำ Competency เช่น ภาวะผู้นำ การสื่อสาร การทำงานเป็นทีม การแก้ปัญหาและตัดสินใจ ฯ มาเป็นกรอบในการตั้งคำถามในการสัมภาษณ์งานเชิงพฤติกรรมแบบ STAR TECHNIQUE และยังได้นำ Competency มาใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการคัดเลือกผู้สมัครในแบบประเมินผลการสัมภาษณ์ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานรัฐ รัฐวิสาหกิจ และองค์กรเอกชนหลากหลายธุรกิจ

3. ใช้เพื่อการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร (Training & Development)

โดยการนำ Competency มาจัดทำเป็น Training Road Map (TRM), Training Plan (TP), On the Job Training (OJT), Group Development Plan (GDP) และ Individual Development Plan (IDP) ที่นิยมกันมากๆ จะมีการจัดทำ Training Road Map แล้วทำการประเมิน Competency เพื่อหา Gap ในการพัฒนา แล้วนำไปทำเป็น GDP และ IDP ของบุคลากรแต่ละคน รวมทั้งมีการนำ Gap ไปเชื่อมโยงกับ Succession Plan ในการปั้นทายาทสืบทอดตำแหน่งในระดับบริหารและหัวหน้าแผนก

4. ใช้เพื่อการบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)

ด้วยการนำ Competency มาใช้เป็นหนึ่งในปัจจัยของการประเมินผลการปฏิบัติงานร่วมกับ KPI และปัจจัยอื่นๆ ซึ่งที่พบเห็นจะมีการประเมิน Competency เป็น 3 รูปแบบ คือ

ก) ประเมินแบบ 360 องศา ที่ให้ลูกน้องมีส่วนในการประเมินหัวหน้าด้วย แต่คนไทยรับได้ยาก จึงนิยมประเมินแบบ 180 องศาแทนคือ ลูกน้องไม่ต้องประเมินหัวหน้า (555)

ข) ประเมินแบบ 5 ระดับพฤติกรรม (คำนิยาม) เช่น (1)ไม่ดี - (2) ต้องปรับปรุง - (3) พอใช้ - (4) ดี - (5) ดีมาก แล้วกำหนดคำอธิบายความหมายเพิ่มเติม

ค) ประเมินแบบ 4 ระดับความสามารถ โดยเน้นจากความสามารถในการปฏิบัติและประสบการณ์ คือ (1) รู้ - (2) ทำได้ - (3) เก่ง/ชำนาญ - (4) เชี่ยวชาญและถ่ายทอดได้

5. ใช้เพื่อการพัฒนาสายอาชีพ (Career Development) 

โดยการทำ Career Path ให้เชื่อมโยงกับ Training Road Map ด้วยการพัฒนา Competency ตาม Leadership Development Program

รวมทั้งมีการนำ Gap ไปเชื่อมโยงกับ Succession Plan ในการปั้นทายาทสืบทอดตำแหน่งในระดับบริหารและหัวหน้าแผนกในตำแหน่งหลักหรือตำแหน่งสำคัญๆ 

6. ใช้เพื่อพัฒนาระบบบริหารจัดการให้สอดคล้องกับข้อกำหนดที่เกี่ยวกับ Competency (Management System) เช่น ISO9001 , IATF16949 , ISO14001

ในระบบต่างๆ จะมีข้อกำหนดเกี่ยวกับ Competence หรือ Competency แต่ในภาคปฏิบัติมักไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบต่างๆ ซึ่ง HR มักจะนิยมกำหนด competency ไว้ใน Job Description (JD) เพื่อสะดวกในการใช้งาน และสามารถทวนสอบได้ว่า Competency นั้นๆ ถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบหรือไม่ เพื่อสร้างความมั่นใจว่าคนนั้นๆ สามารถทำงานในตำแหน่งนั้นได้

ผมขอแชร์ประสบการณ์ในการนำ Competency เท่านี้ก่อนนะครับ ฝากผู้บริหารและชาว HR พิจารณาและนำไปพิจารณาปรับใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการสรรหาว่าจ้าง การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร การบริหารผลการปฏิบัติงาน และการพัฒนาสายอาชีพ รวมทั้งระบบบริหาร ให้สอดคล้องกับนโยบาย เป้าหมาย และวัฒนาธรรมองค์กรกันนะครับมา